Was ist eine RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix ist eine Tabelle, die zeigt, wer bei jedem Arbeitspaket eines Projekts welche Rolle spielt. In den Zeilen stehen die Arbeitspakete, in den Spalten die Personen oder Rollen, und in jeder Zelle steht einer von vier Buchstaben: Responsible, Accountable, Consulted oder Informed. Ihr Zweck ist es, vor Arbeitsbeginn zu klären, wer die Arbeit macht, wer für das Ergebnis geradesteht, wer gefragt werden muss und wer nur Bescheid wissen muss.

Sie heißt auch Verantwortlichkeitsmatrix (englisch Responsibility Assignment Matrix, RAM) oder RACI-Chart. Ihre Wurzeln werden meist auf die linearen Verantwortungsdiagramme zurückgeführt, die im Projektmanagement ab den 1950er-Jahren verwendet wurden. Das Format hat sich gehalten, weil das Problem, das es löst, nie verschwindet: Sobald Arbeit über Teamgrenzen hinweg geht, geht jeder davon aus, dass sich jemand anderes darum kümmert.

Dieser Leitfaden erklärt die vier Rollen, spielt ein vollständiges Beispiel für ein realitätsnahes Projekt durch und zeigt die Prüfungen nach Zeilen und Spalten, die Probleme aufdecken, bevor daraus verpasste Termine werden.

Die vier RACI-Rollen

Zwei Unterscheidungen sorgen für die meiste Verwirrung:

• Responsible vs. Accountable. Die Responsible-Person macht die Arbeit; die Accountable-Person steht dafür gerade, ob sie richtig gemacht wurde. In kleinen Teams ist das oft dieselbe Person, geschrieben als A/R. Wichtig ist, dass für beides jemand benannt ist.
• Consulted vs. Informed. Konsultierte Personen können die Arbeit verändern, also bremsen sie sie. Informierte Personen können das nicht, also kosten sie nichts außer einem Update. Jedes C, das du hinzufügst, ist ein Meeting oder ein Review, auf das jemand warten muss.

Ein durchgespieltes RACI-Matrix-Beispiel

Hier ist eine RACI-Matrix für ein fiktives Unternehmen, das sein Vertriebsteam von einem CRM auf ein anderes umzieht. Das Projekt betrifft Vertrieb, Betrieb, Daten, Sicherheit und Finanzen, also genau die Art von Arbeit, bei der Verantwortung verloren geht.

Lies sie Zeile für Zeile, und jedes Arbeitspaket hat genau eine verantwortliche Person. Lies sie Spalte für Spalte, und du siehst die Last jeder Person auf einen Blick: Der RevOps-Lead ist für fünf der acht Zeilen Accountable. Darüber solltet ihr sprechen, bevor das Projekt startet, nicht mittendrin.

Was im ersten Entwurf schieflief

Diese Matrix war nicht von Anfang an so sauber. Der erste Entwurf hatte drei Probleme, die in fast jeder RACI-Matrix vorkommen:

1. Der VP Sales war für alles Accountable. Es fühlte sich sicher an, die ranghöchste Person in jede A-Zelle zu setzen, aber so wurde eine Person zum Engpass für acht Freigaben. Erst als jedes A an die Person ging, die die Arbeit tatsächlich beurteilen konnte, verschwand die Warteschlange.
2. Die Umstellung hatte zwei A. Der RevOps-Lead und der Data Engineer dachten beide, sie würden das Wochenende leiten. Die Lösung: RevOps wurde Accountable und der Data Engineer Responsible, damit eine Person entscheidet, wenn um 2 Uhr nachts etwas kaputtgeht.
3. Der Support wurde in jeder Zeile konsultiert. Niemand wollte ihn außen vor lassen, aber ein C in jeder Zeile bedeutet, dass jedes Arbeitspaket auf den Support wartet. In der finalen Version wird der Support zu den Anforderungen konsultiert und über den Rest informiert.

So prüfst du eine RACI-Matrix

Eine RACI-Matrix ist nur so gut wie die Prüfungen, die du an ihr vornimmst. Mach diese zwei Durchgänge, bevor du sie teilst.

Prüfung nach Zeilen (ein Arbeitspaket nach dem anderen):

• Genau ein A. Keins heißt, niemand verantwortet es; zwei heißt dasselbe.
• Mindestens ein R. Ein A ohne R bedeutet, dass die verantwortliche Person die Arbeit selbst machen muss. Das ist nur in Ordnung, wenn das so geplant war.
• Nicht mehr C als nötig. Frag: Wenn wir diese Person nicht konsultieren, welches konkrete Risiko gehen wir ein? Wenn es keine Antwort gibt, mach sie zu einem I.
• Keine leeren Zeilen. Ein Arbeitspaket, um das sich niemand kümmert, gehört nicht in die Matrix.

Prüfung nach Spalten (eine Person nach der anderen):

• Zu viele A oder R heißt, dass die Person überlastet ist oder ein versteckter Engpass.
• Gar kein A oder R ist eine Frage wert: Gehört die Person in die Matrix oder nur in den Verteiler der Update-Mail?
• Eine volle Spalte ohne Lücken heißt meist, dass die Rolle aus Höflichkeit hinzugefügt wurde, nicht aus Notwendigkeit.

So erstellst du eine RACI-Matrix in einem 45-Minuten-Meeting

1. Vor dem Meeting: Liste 8 bis 12 Arbeitspakete auf, keine Einzelaufgaben. „Das Umstellungswochenende durchführen“ ist ein Arbeitspaket; „die Mail zur Umstellung verschicken“ ist eine Aufgabe. Leg eine Spalte pro Rolle an, mit einer namentlich benannten Person für jede.
2. Die ersten 5 Minuten: Erklär die vier Buchstaben laut, vor allem den Unterschied zwischen R und A.
3. Die nächsten 20 Minuten: Geh Zeile für Zeile vor. Vergib zuerst das A, dann die R, dann die C, dann die I. Geh nicht weiter, solange eine Zeile zwei A hat.
4. Die nächsten 10 Minuten: Mach die Prüfung nach Spalten und verteil die Last neu, wo jemand überlastet ist.
5. Die letzten 10 Minuten: Leg fest, wo die Matrix liegt (im Projekttool, nicht auf einem gemeinsamen Laufwerk) und wann ihr sie überprüft.

Zur Moderation, auch dazu, wie du mit der Politik umgehst, wenn zwei Leads beide das A wollen, lies So moderierst du eine RACI-Matrix-Session.

Varianten von RACI

Die vier Buchstaben sind nicht die einzige Option. Einige Varianten ergänzen Rollen für bestimmte Situationen:

• RASCI ergänzt Support: Personen, die der Responsible-Person helfen, aber keinen Teil der Arbeit verantworten.
• RACI-VS ergänzt Verifier, der prüft, ob die Arbeit die Kriterien erfüllt, und Signatory, der sie formal freigibt. Das passt zu regulierter Arbeit.
• CAIRO ergänzt Out of the loop, um ausdrücklich festzuhalten, wer nicht beteiligt ist.
• DACI und RAPID sind weniger Varianten als andere Werkzeuge. Sie vergeben Rollen für eine einzelne Entscheidung statt für laufende Arbeit. Wir vergleichen sie in RACI vs. DACI vs. RAPID.

Wann du eine RACI-Matrix einsetzt und wann nicht

Am nützlichsten ist eine RACI-Matrix beim Projekt-Kick-off, bei einer Umstrukturierung, wenn jemand Neues in ein bereichsübergreifendes Team kommt oder wenn dieselbe Art von Arbeit immer wieder zwischen zwei Teams liegen bleibt.

Das falsche Werkzeug ist sie, wenn:

• Du eine einzelne umstrittene Entscheidung treffen musst. Wer entscheidet, welcher Anbieter gewählt wird, ist eine Frage für DACI oder RAPID, nicht für RACI.
• Das Team klein und stabil ist. Drei Leute, die zusammensitzen, brauchen selten eine Matrix, um zu wissen, wer wofür zuständig ist.
• Es um Prioritäten geht, nicht um Rollen. Wenn zwei Teams uneins sind, was am wichtigsten ist, klärt eine Matrix das nicht. Starte mit einer SWOT-Analyse oder einem ehrlichen Gespräch über das Ziel.

Wenn die Matrix nicht das Problem ist

Oft ist die Matrix der einfache Teil. Schwierig ist das Gespräch davor: wenn zwei Leads beide glauben, die Umstellung zu verantworten, oder niemand das A für das riskante Arbeitspaket will. Eine Tabelle löst das nicht; Menschen, die es miteinander durchsprechen, schon.

Wenn dein Team genau da feststeckt, kannst du Verantwortlichkeiten live mit Medi klären, unserem KI-Moderator. Medi leitet die bereichsübergreifende Diskussion im Gespräch und hält die verantwortliche Person, die Risiken und die nächsten Schritte fest, bevor jemand geht.

Kostenlose RACI-Matrix-Vorlage

Die kostenlose RACI-Matrix-Vorlage gibt es als PDF, Word-Dokument, Excel-Arbeitsmappe und PowerPoint-Präsentation, mit den vier Rollen oben erklärt und Zeilen, die für deine Arbeitspakete bereitstehen.

Häufige Fragen

Bereit für die Praxis? Probier es mit deinem Team und der kostenlosen RACI-Matrix-Vorlage aus.