Cos'è una matrice RACI?

Una matrice RACI è una tabella che mostra quale ruolo ha ciascuno su ogni parte del lavoro di un progetto. I deliverable stanno nelle righe, le persone o i ruoli nelle colonne, e ogni cella contiene una di quattro lettere: Responsabile, Approvatore, Consultato o Informato (in inglese Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Serve a stabilire, prima che il lavoro inizi, chi lo esegue, chi risponde del risultato, chi va consultato e chi deve solo esserne informato.

Si chiama anche matrice di assegnazione delle responsabilità (RAM) o diagramma RACI. Le sue origini si fanno risalire di solito ai diagrammi di responsabilità lineare usati nella gestione dei progetti dagli anni '50 in poi. Il formato ha resistito perché il problema che risolve non scompare mai: appena il lavoro supera i confini di un team, tutti danno per scontato che se ne occupi qualcun altro.

Questa guida spiega i quattro ruoli, sviluppa un esempio pratico completo su un progetto realistico e mostra i controlli per riga e per colonna che fanno emergere i problemi prima che diventino scadenze mancate.

I quattro ruoli RACI

Due distinzioni causano la maggior parte della confusione:

• Responsabile vs. Approvatore. Il Responsabile esegue il lavoro; l'Approvatore risponde del fatto che sia stato fatto bene. Nei team piccoli sono spesso la stessa persona, indicata come A/R. L'importante è che per entrambi i ruoli ci sia un nome.
• Consultato vs. Informato. Chi è consultato può cambiare il lavoro, quindi lo rallenta. Chi è informato no, quindi non costa altro che un aggiornamento. Ogni C che aggiungi è una riunione o una revisione che qualcuno dovrà aspettare.

Un esempio pratico di matrice RACI

Ecco una RACI per un'azienda immaginaria che sta migrando il team vendite da un CRM a un altro. Il progetto coinvolge vendite, operations, dati, sicurezza e finanza: proprio il tipo di lavoro in cui le responsabilità si perdono.

Se la leggi riga per riga, ogni deliverable ha un solo titolare. Se la leggi colonna per colonna, vedi a colpo d'occhio il carico di ciascuno: il Responsabile RevOps ha la A in cinque righe su otto, ed è una questione da affrontare prima che il progetto parta, non a metà strada.

Cosa non andava nella prima bozza

All'inizio questa matrice non era così pulita. La prima bozza aveva tre problemi che si ritrovano in quasi ogni RACI:

1. Il VP Vendite era Approvatore di tutto. Mettere la persona più alta in grado in ogni cella A sembrava la scelta più sicura, ma ne faceva il collo di bottiglia per otto approvazioni. Spostare ogni A sulla persona davvero in grado di giudicare il lavoro ha eliminato la coda.
2. La migrazione aveva due A. Il Responsabile RevOps e il Data Engineer pensavano entrambi di dover gestire il weekend. La soluzione è stata dare la A al Responsabile RevOps e la R al Data Engineer, così se qualcosa si rompe alle 2 di notte decide una sola persona.
3. Il Supporto era consultato su ogni riga. Nessuno voleva escluderlo, ma una C su ogni riga significa che ogni deliverable aspetta il Supporto. Nella versione finale il Supporto è consultato sui requisiti e informato sul resto.

Come verificare una matrice RACI

Una RACI vale quanto i controlli che ci fai sopra. Prima di condividerla, fai questi due passaggi.

Controlli per riga (un deliverable alla volta):

• Esattamente una A. Nessuna A significa che nessuno ne risponde; due A significano la stessa cosa.
• Almeno una R. Una A senza R significa che il lavoro tocca all'Approvatore, il che va bene solo se era previsto.
• Non più C del necessario. Chiediti: se non consultiamo questa persona, quale rischio concreto corriamo? Se non c'è risposta, diventa una I.
• Nessuna riga vuota. Un deliverable di cui non si occupa nessuno non dovrebbe stare nella matrice.

Controlli per colonna (una persona alla volta):

• Troppe A o R significano che quella persona è sovraccarica, o è un collo di bottiglia mascherato.
• Nessuna A né R solleva una domanda: questa persona deve stare nella matrice o solo nella mail di aggiornamento?
• Una colonna piena, senza celle vuote, di solito significa che il ruolo è stato aggiunto per cortesia, non per necessità.

Come costruirne una in una riunione di 45 minuti

1. Prima della riunione: elenca da 8 a 12 deliverable, non attività. "Gestire il weekend della migrazione" è un deliverable; "inviare la mail sulla migrazione" è un'attività. Aggiungi una colonna per ruolo, con il nome di una persona per ciascuno.
2. Primi 5 minuti: definisci ad alta voce le quattro lettere, soprattutto la differenza tra R e A.
3. 20 minuti successivi: procedi riga per riga. Assegna prima la A, poi le R, poi le C, infine le I. Non passare oltre una riga che ha due A.
4. 10 minuti successivi: fai i controlli per colonna e alleggerisci chi è sovraccarico.
5. Ultimi 10 minuti: concorda dove vivrà la matrice (lo strumento di progetto, non un drive condiviso) e quando la rivedrai.

Per la parte di facilitazione, compreso come gestire le dinamiche politiche quando due responsabili vogliono entrambi la A, leggi come facilitare una sessione sulla matrice RACI.

Varianti della RACI

Le quattro lettere non sono l'unica opzione. Alcune varianti aggiungono ruoli per situazioni specifiche:

• RASCI aggiunge il Supporto: persone che aiutano il Responsabile ma non sono titolari di nessuna parte del lavoro.
• RACI-VS aggiunge il Verificatore, che controlla che il lavoro rispetti i criteri, e il Firmatario, che lo approva formalmente. È adatta ai settori regolamentati.
• CAIRO aggiunge Fuori dal giro, per dichiarare esplicitamente chi non è coinvolto.
• DACI e RAPID più che varianti sono strumenti diversi: assegnano i ruoli per una singola decisione anziché per un lavoro continuativo. Li confrontiamo in RACI vs. DACI vs. RAPID.

Quando usare una matrice RACI, e quando no

Una RACI è più utile all'avvio di un progetto, durante una riorganizzazione, quando una persona nuova entra in un team interfunzionale o quando lo stesso tipo di lavoro continua a perdersi tra due team.

È lo strumento sbagliato quando:

• Devi prendere una singola decisione contesa. Chi sceglie il fornitore è una domanda da DACI o RAPID, non da RACI.
• Il team è piccolo e stabile. Tre persone che lavorano fianco a fianco raramente hanno bisogno di una matrice per sapere chi fa cosa.
• Il disaccordo riguarda le priorità, non i ruoli. Se due team non sono d'accordo su cosa conta di più, una matrice non risolverà la questione. Parti da un'analisi SWOT o da una conversazione franca sull'obiettivo.

Quando il problema non è la matrice

Spesso la matrice è la parte facile. Quella difficile è la conversazione che viene prima, quando due responsabili sono convinti entrambi di guidare la migrazione, o quando nessuno vuole la A sul deliverable più rischioso. Un foglio di calcolo non risolve questa situazione; la risolvono le persone, parlandone.

Se il tuo team è bloccato qui, puoi chiarire le responsabilità dal vivo con Medi, il nostro facilitatore AI. Medi conduce ad alta voce la discussione tra le diverse funzioni e mette per iscritto il responsabile, i rischi e i prossimi passi prima che qualcuno se ne vada.

Modello gratuito di matrice RACI

Il modello gratuito di matrice RACI è disponibile in PDF, documento Word, cartella di lavoro Excel e presentazione PowerPoint, con i quattro ruoli definiti in alto e le righe pronte per i tuoi deliverable.

Domande frequenti

Pronto a metterlo in pratica? Fallo con il tuo team usando il modello di matrice RACI gratuito.