¿Qué es una matriz RACI?

Una matriz RACI es una tabla que muestra qué papel desempeña cada persona en cada parte del trabajo de un proyecto. Los entregables van en las filas, las personas o roles en las columnas, y cada celda contiene una de cuatro letras: Responsable, Aprobador, Consultado o Informado (en inglés, Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Su función es dejar claro, antes de empezar, quién hace el trabajo, quién responde del resultado, a quién hay que preguntar y quién solo necesita estar al tanto.

También se la conoce como matriz de asignación de responsabilidades (RAM, por sus siglas en inglés) o gráfico RACI. Su origen suele situarse en los gráficos de responsabilidad lineal que se usaban en la gestión de proyectos a partir de los años cincuenta. El formato ha perdurado porque el problema que resuelve nunca desaparece: en cuanto el trabajo cruza la frontera entre dos equipos, cada uno da por hecho que se encarga el otro.

Esta guía explica los cuatro roles, recorre un ejemplo práctico completo de un proyecto realista y muestra las comprobaciones por filas y columnas que detectan los problemas antes de que se conviertan en plazos incumplidos.

Los cuatro roles RACI

Dos distinciones causan la mayor parte de la confusión:

• Responsable vs. Aprobador. El Responsable hace el trabajo; el Aprobador responde de si se ha hecho bien. En equipos pequeños suelen ser la misma persona, y se escribe A/R. Lo importante es que haya alguien con nombre y apellidos para ambos papeles.
• Consultado vs. Informado. Los consultados pueden cambiar el trabajo, así que lo ralentizan. Los informados no pueden, así que no cuestan más que una actualización. Cada C que añades es una reunión o una revisión que alguien tiene que esperar.

Un ejemplo práctico de matriz RACI

Esta es la RACI de una empresa ficticia que migra a su equipo comercial de un CRM a otro. El proyecto afecta a ventas, operaciones, datos, seguridad y finanzas: justo el tipo de trabajo en el que se pierde la noción de quién se encarga de qué.

Léela fila a fila y cada entregable tiene un único dueño. Léela columna a columna y verás de un vistazo la carga de cada persona: el líder de RevOps es Aprobador en cinco de las ocho filas, una conversación que conviene tener antes de que arranque el proyecto, no a mitad.

En qué se equivocaba el primer borrador

Esta matriz no empezó tan limpia. El primer borrador tenía tres problemas que aparecen en casi cualquier RACI:

1. El director comercial era Aprobador de todo. Parecía lo más seguro poner a la persona de mayor rango en todas las celdas A, pero la convertía en el cuello de botella de ocho visados. Bajar cada A a la persona que de verdad podía valorar el trabajo eliminó la cola.
2. La migración tenía dos A. Tanto el líder de RevOps como el ingeniero de datos creían que dirigían el fin de semana. La solución fue que RevOps fuera el Aprobador y el ingeniero de datos el Responsable, para que una sola persona decida si algo se rompe a las 2 de la madrugada.
3. Soporte estaba consultado en todas las filas. Nadie quería dejarlos fuera, pero una C en cada fila significa que cada entregable espera a Soporte. En la versión final, Soporte está consultado en los requisitos e informado del resto.

Cómo revisar una matriz RACI

Una RACI vale lo que valen las comprobaciones que le haces. Haz estas dos pasadas antes de compartirla.

Comprobaciones por filas (un entregable cada vez):

• Exactamente una A. Ninguna significa que nadie es su dueño; dos, que en la práctica tampoco.
• Al menos una R. Una A sin R significa que el dueño tiene que hacer el trabajo, lo cual solo está bien si era lo previsto.
• No más C de las necesarias. Pregúntate: si no consultamos a esta persona, ¿qué riesgo concreto corremos? Si no hay respuesta, conviértela en una I.
• Ninguna fila vacía. Un entregable que nadie toca no debería estar en la matriz.

Comprobaciones por columnas (una persona cada vez):

• Demasiadas A o R significa que esa persona está sobrecargada o es un cuello de botella disfrazado.
• Ninguna A ni R plantea una pregunta: ¿debería esta persona estar en la matriz o solo en el email de actualización?
• Una columna llena, sin huecos, suele significar que el rol se añadió por cortesía, no por necesidad.

Cómo hacer una en una reunión de 45 minutos

1. Antes de la reunión: enumera entre 8 y 12 entregables, no tareas. «Ejecutar el fin de semana de migración» es un entregable; «enviar el email de la migración» es una tarea. Añade una columna por rol, con una persona concreta para cada uno.
2. Primeros 5 minutos: define las cuatro letras en voz alta, sobre todo la diferencia entre R y A.
3. Siguientes 20 minutos: ve fila a fila. Asigna primero la A, después las R, luego las C y por último las I. No pases de una fila que tenga dos A.
4. Siguientes 10 minutos: haz las comprobaciones por columnas y reequilibra a quien esté sobrecargado.
5. Últimos 10 minutos: acuerda con el equipo dónde vivirá la matriz (en la herramienta del proyecto, no en una carpeta compartida) y cuándo se revisará.

Para la parte de facilitación, incluido cómo gestionar la política cuando dos responsables de área quieren la A, consulta cómo facilitar una sesión de matriz RACI.

Variantes de RACI

Las cuatro letras no son la única opción. Algunas variantes añaden roles para situaciones concretas:

• RASCI añade Support (apoyo): personas que ayudan al Responsable pero no son dueñas de ninguna parte del trabajo.
• RACI-VS añade Verifier (verificador), que comprueba que el trabajo cumple sus criterios, y Signatory (firmante), que lo aprueba formalmente. Encaja en trabajos regulados.
• CAIRO añade Out of the loop (fuera del circuito), para dejar explícito quién no participa.
• DACI y RAPID, más que variantes, son herramientas distintas. Asignan roles para una sola decisión, no para un trabajo continuado. Las comparamos en RACI vs. DACI vs. RAPID.

Cuándo usar una matriz RACI y cuándo no

Una RACI es más útil en el arranque de un proyecto, durante una reorganización, cuando alguien nuevo se incorpora a un equipo multidisciplinar o cuando el mismo tipo de trabajo se queda una y otra vez entre dos equipos.

No es la herramienta adecuada cuando:

• Necesitas tomar una única decisión en disputa. Quién decide qué proveedor elegir es una cuestión de DACI o RAPID, no de RACI.
• El equipo es pequeño y estable. Tres personas que se sientan juntas rara vez necesitan una matriz para saber quién se encarga de qué.
• El desacuerdo es sobre prioridades, no sobre roles. Si dos equipos no se ponen de acuerdo en qué importa más, una matriz no lo va a resolver. Empieza por un análisis FODA (DAFO) o por una conversación sincera sobre el objetivo.

Cuando el problema no es la matriz

A menudo la matriz es la parte fácil. Lo difícil es la conversación previa, cuando dos responsables de área creen que la migración es suya o cuando nadie quiere la A del entregable arriesgado. Una hoja de cálculo no resuelve eso; lo resuelven las personas hablándolo.

Si es ahí donde se ha atascado tu equipo, puedes hablar de las responsabilidades en vivo con Medi, nuestro facilitador con IA. Medi dirige en voz alta el debate entre áreas y deja por escrito el responsable, los riesgos y los próximos pasos antes de que nadie se vaya.

Plantilla de matriz RACI gratis

La plantilla de matriz RACI gratis está disponible en PDF, documento de Word, libro de Excel y presentación de PowerPoint, con los cuatro roles definidos arriba y filas listas para tus entregables.

Preguntas frecuentes

¿Quieres ponerlo en práctica? Hazlo con tu equipo usando la plantilla de matriz RACI gratuita.