Wat is een RACI-matrix?

Een RACI-matrix is een tabel die laat zien wie welke rol speelt bij elk onderdeel van een project. De opleveringen staan in de rijen, de personen of rollen in de kolommen, en in elke cel staat een van vier letters: Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Geraadpleegd of Geïnformeerd. Zo leg je vast, nog voordat het werk begint, wie het werk doet, wie eigenaar is van het resultaat, wie geraadpleegd moet worden en wie alleen op de hoogte gehouden hoeft te worden.

De matrix heet ook wel verantwoordelijkheidsmatrix (in het Engels responsibility assignment matrix, RAM) of RACI-schema. De oorsprong wordt meestal gezocht in de lineaire verantwoordelijkheidsschema's die vanaf de jaren 50 in projectmanagement werden gebruikt. Het formaat is gebleven omdat het probleem dat het oplost nooit verdwijnt: zodra werk over de grens van een team gaat, denkt iedereen dat iemand anders het oppakt.

Deze gids legt de vier rollen uit, loopt een volledig uitgewerkt voorbeeld van een realistisch project door en laat de rij- en kolomcontroles zien die problemen opsporen voordat ze tot gemiste deadlines leiden.

De vier RACI-rollen

Twee verschillen zorgen voor de meeste verwarring:

• Verantwoordelijk versus Eindverantwoordelijk. De Verantwoordelijke doet het werk; de Eindverantwoordelijke staat ervoor in dat het goed gebeurt. In kleine teams is dat vaak dezelfde persoon, genoteerd als A/R. Waar het om gaat, is dat er voor allebei iemand is aangewezen.
• Geraadpleegd versus Geïnformeerd. Wie geraadpleegd wordt, kan het werk veranderen en vertraagt het dus. Wie geïnformeerd wordt, kan dat niet en kost dus alleen een update. Elke C die je toevoegt, is een vergadering of review waarop iemand moet wachten.

Een uitgewerkt voorbeeld van een RACI-matrix

Hieronder staat een RACI voor een fictief bedrijf dat zijn salesteam van het ene CRM naar het andere overzet. Het project raakt sales, operations, data, beveiliging en financiën: precies het soort werk waarbij eigenaarschap verloren gaat.

Lees je de matrix rij voor rij, dan heeft elke oplevering één eigenaar. Lees je kolom voor kolom, dan zie je in één oogopslag hoeveel iedereen op zijn bord heeft: de RevOps Lead is eindverantwoordelijk voor vijf van de acht rijen. Daarover wil je praten voordat het project begint, niet halverwege.

Wat er mis was met de eerste versie

Zo netjes zag deze matrix er in het begin niet uit. De eerste versie had drie problemen die in bijna elke RACI voorkomen:

1. De VP Sales was overal eindverantwoordelijk. Het voelde veilig om de meest senior persoon in elke A-cel te zetten, maar zo werd één persoon de bottleneck voor acht goedkeuringen. Door elke A te verschuiven naar de persoon die het werk echt kon beoordelen, verdween de wachtrij.
2. Het overstapweekend had twee A's. De RevOps Lead en de Data Engineer dachten allebei dat zij het weekend leidden. De oplossing: RevOps werd eindverantwoordelijk en de Data Engineer verantwoordelijk, zodat één persoon de beslissing neemt als er om 2 uur 's nachts iets misgaat.
3. Support werd bij elke rij geraadpleegd. Niemand wilde Support passeren, maar een C bij elke rij betekent dat elke oplevering op Support wacht. In de definitieve versie wordt Support geraadpleegd over de eisen en geïnformeerd over de rest.

Zo controleer je een RACI-matrix

Een RACI is maar zo goed als de controles die je erop loslaat. Doe deze twee rondes voordat je de matrix deelt.

Rijcontroles (één oplevering tegelijk):

• Precies één A. Zonder A is niemand eigenaar; met twee A's eigenlijk ook niet.
• Minstens één R. Een A zonder R betekent dat de eigenaar het werk zelf moet doen, en dat is alleen goed als het zo bedoeld was.
• Niet meer C's dan nodig. Vraag je af: welk concreet risico nemen we als we deze persoon niet raadplegen? Is er geen antwoord, maak er dan een I van.
• Geen lege rijen. Een oplevering waar niemand aan werkt, hoort niet in de matrix.

Kolomcontroles (één persoon tegelijk):

• Te veel A's of R's betekent dat die persoon overbelast is, of in feite een bottleneck.
• Helemaal geen A's of R's roept een vraag op: hoort deze persoon in de matrix, of alleen op de verzendlijst voor updates?
• Een volle kolom zonder lege vakjes betekent meestal dat de rol uit beleefdheid is toegevoegd, niet uit noodzaak.

Zo stel je er een op in een vergadering van 45 minuten

1. Voor de vergadering: maak een lijst van 8 tot 12 opleveringen, geen taken. "Het overstapweekend draaien" is een oplevering; "de mail over de overstap versturen" is een taak. Voeg per rol één kolom toe, met voor elke rol een concrete naam.
2. Eerste 5 minuten: leg de vier letters hardop uit, vooral het verschil tussen R en A.
3. Volgende 20 minuten: werk rij voor rij. Wijs eerst de A toe, dan de R's, dan de C's en dan de I's. Ga niet verder zolang een rij twee A's heeft.
4. Volgende 10 minuten: doe de kolomcontroles en verdeel het werk opnieuw voor wie overbelast is.
5. Laatste 10 minuten: spreek af waar de matrix komt te staan (in de projecttool, niet op een gedeelde schijf) en wanneer je hem opnieuw bekijkt.

Hoe je de sessie begeleidt, ook als twee leidinggevenden allebei de A willen, lees je in zo faciliteer je een sessie met een RACI-matrix.

RACI-varianten

De vier letters zijn niet de enige optie. Een paar varianten voegen rollen toe voor specifieke situaties:

• RASCI voegt Support (ondersteuning) toe: mensen die de Verantwoordelijke helpen, maar van geen enkel deel van het werk eigenaar zijn.
• RACI-VS voegt Verifier (controleur) toe, die nagaat of het werk aan de criteria voldoet, en Signatory (ondertekenaar), die het formeel goedkeurt. Dat past bij werk in gereguleerde sectoren.
• CAIRO voegt Out of the loop (niet betrokken) toe, om expliciet aan te geven wie er niet bij betrokken is.
• DACI en RAPID zijn niet zozeer varianten als wel andere tools. Ze verdelen rollen voor één beslissing in plaats van voor doorlopend werk. We vergelijken ze in RACI vs. DACI vs. RAPID.

Wanneer gebruik je een RACI-matrix, en wanneer niet?

Een RACI is het nuttigst bij de kick-off van een project, tijdens een reorganisatie, wanneer iemand nieuw instapt in een team dat over afdelingen heen werkt, of wanneer hetzelfde soort werk steeds tussen twee teams in valt.

In deze gevallen is het de verkeerde tool:

• Je moet één betwiste beslissing nemen. Wie beslist welke leverancier het wordt, is een vraag voor DACI of RAPID, niet voor RACI.
• Het team is klein en stabiel. Drie mensen die bij elkaar zitten, hebben zelden een matrix nodig om te weten wie waarvoor verantwoordelijk is.
• De onenigheid gaat over prioriteiten, niet over rollen. Als twee teams het oneens zijn over wat het belangrijkst is, lost een matrix dat niet op. Begin dan met een SWOT-analyse of een eerlijk gesprek over het doel.

Wanneer de matrix niet het probleem is

Vaak is de matrix het makkelijke deel. Het moeilijke deel is het gesprek dat eraan voorafgaat: als twee leidinggevenden allebei denken dat het overstapweekend van hen is, of als niemand de A wil voor de riskante oplevering. Een spreadsheet lost dat niet op; mensen die het samen uitpraten wel.

Zit je team daar vast, dan kun je eigenaarschap live bespreken met Medi, onze AI-facilitator. Medi leidt het gesprek tussen de afdelingen hardop en noteert de eigenaar, de risico's en de vervolgstappen voordat iemand vertrekt.

Gratis template voor een RACI-matrix

De gratis template voor een RACI-matrix is beschikbaar als pdf, Word-document, Excel-werkmap en PowerPoint-presentatie, met bovenaan de vier rollen uitgelegd en rijen die klaarstaan voor je opleveringen.

Veelgestelde vragen

Klaar om dit in de praktijk te brengen? Gebruik met je team de gratis template voor een RACI-matrix.